روابط عمومی الکترونیک برنا رسانه

 

رئوس فعالیتهای و برنامه های پیشنهادی اداره کل روابط عمومی و اموربین الملل 

 

مقدمه:

 روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه ، ‏سنجیده و برنامه ریزیشده به منظور جلب مشاركت عمومی و كسب تفاهم متقابل بین یك سازمان و گروههای مورد ‏نظر آن سازمان است ، باید پذیرفت كه روابط عمومی دانش، فن، ‏هنر و تخصصاست كه دارای اصول فلسفی خاصی بوده و از ‏انگیزه بالایی برای خدمتگزاری به مردم وجامعه برخوردار ‏است.

روابط عمومی در اغلب موارد نقش مغز متفكر، قلب تپنده، دست اجراء، پای پیشرفت، گوش شنوا، چشم بینا و زبان گویای دستگاه را ایفا می کند كه زیرنظر بالاترین مقام دستگاه و سازمان انجام وظیفه می نماید. روابط عمومی در حقیقت شبكه هوشیار، بانك اطلاعات، و پل ارتباطی سازمان با افكار عمومی و مخاطبان خاص و عام و با نگرش ها و تمایلات و عادات و سلایق متفاوت است و باید در جهت توسعه خصلت­هایی چون قانون­مداری، نظم، شجاعت، ابراز عقیده، تحمل شنیدن آرای مخالفان، احترام به حقوق فردی و اجتماعی دیگران و صداقت گام بردارد. مهارت­های علمی، احساس مسئولیت اخلاقی، آگاهی از سازمان، آگاهی از جامعه، نوآوری و خلاقیت، آشنایی با علوم اجتماعی و روزنامه­نگاری و قدرت نویسندگی، گوش دادن مؤثر و همدلی و ایمان به حقانیت مخاطب از جمله ویژگی­های بارز روابط عمومی است.

   روابط عمومی‌ ضمن‌ اینکه با مشكلات‌ و مسائل‌ زیادی‌ روبرو میباشد با بهره‌گیری‌ از دانش‌ و تكنیك‌های‌ مؤثر اطلاع‌رسانی‌ و ‌بهره‌گیری از ابزارهای‌ نوین‌ ارتباطی‌ (از جمله‌ اینترنت‌، انتشارات و ارسال ایمیل و پیام کوتاه‌و…) وظایف‌ بنیادی‌ و اساسی‌ خویش‌ را در زمینه‌های‌ مختلف ارتباطات‌ درون‌ سازمانی و برون ‌سازمانی‌ پیش‌ خواهد برد.

این وظایف، در قالب مجموعه ای از فعالیتهای ارتباطی صورت می گیرد که تحت عناوین “ارتباط با رسانه ها و سازمانها”، “ارتباط مردمی”، “پژوهش و سنجش افکار”، “برنامه ریزی” ، “انتشارات” ، “امور فرهنگی و نمایشگاهها” و… از آنها یاد می شود .


 الف) ارتباط با رسانه ها :

رسانه ها نقشاطلاع رسانی درجامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملكرد ‏روابط عمومی و نقش آن درارتباط با رسانه ها تاكید دارد. هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبارو گزارشعملكرد تنها نیست بلكه باید با رسانه ها ‏بگونه ای ارتباط برقرار نمود كه اینارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابطعمومی‎ ‎ها باشد.‏

عمده فعالیت :

- سیاستگذاری، برنامه ریزی و کاربرد شیوه های مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها و برنامه ها و مواضع دستگاه به مخاطبان، رسانه ها و جامعه

- ایجاد ارتباط مطلوب‌ با مطبوعات‌، رادیو، تلویزیون‌ و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری‌ بهینه‌ از آنها برای ‌اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌.

- ارسال خبر، گزارش خبری (با تصویر و یا بدونتصویر) ‏

- پاسخگویی به سوالات مطروحه رسانه ها ‏ ومکاتبات مقامات و مسئولین ذیربط

- گردآوری‌، جمع‌بندی‌ و تحلیل‌ نظرها و دیدگاههای‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها در زمینه‌ فعالیتهای‌ سازمانی‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مدیران ذیربط‌.

- تدوین‌ برنامه‌ سالانه‌ مصاحبه‌های‌ مدیران و مقامات محترم با مطبوعات‌، متناسب‌ با اولویتهای‌ سازمانی‌ ونیازهای‌ افكار عمومی‌.

- برگزاری تور بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها وپروژه های شاخص

- برگزاری جلسات و نشست های كاری با اصحاب رسانه ‏

- تهیه بریدهجراید و بولتن خبری

- تهیه آرشیوی از مطبوعات، نشریات،عکس و فیلم و … جهت بهره برداری مقتضی

- برنامه‌ریزی‌ و اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملكرد دستگاهها‌ بصورت شفاف با‌ انگیزه‌ تنویر افكار عمومی‌.

- تولید وسفارش‌ ساخت‌ فیلم و آگهی‌های‌ تلویزیونی‌ در راستای انعکاس‌ ومستندسازی‌ عملکرد سازمان ها‌.

   برنامه عملیاتی :

  1. برقراری و ارتباط مستمر با دبیرخانه شورای اطلاع رسانی وزارت کشور به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاستها وخط مشی های شورای اطلاع رسانی دولت*
  2. نظارت مستمر بر مصاحبه وانتشار اخبار سایر دستگاهها *
  3. همکاری با رسانه های جمعی در انعکاس عملکرد سازمان، پاسخگویی به هر گونه ابهام در دستگاه مربوطه و نظارت بر هر گونه انتشار جوابیه به رسانه ها*
  4. بررسی جراید و رسانه ها ، جمع آوری اطلاعات و اخبار روز و رویدادهای مهم وانتقال سریع به مدیریت*
  5. دعوت از خبرنگاران در جلسات متعدد و مناسبت ها، همایش ها و سفرهای سازمانی
  6. هماهنگی درجهت صدور کارت خبری برای خبرنگاران جهت حضور در مراسم هایی که مقامات ارشد کشوری حضور دارند.
  7. ایجاد بانک اطلاعاتی از خبرنگاران
  8. کلیه اقدامات ارتباطی با خبرنگاران در قالب روابط و فضای مجازی(الکترونیکی) توسط پیامک
  9. صدور وارسال بیانیه ها و اطلاعیه های مقامات ارشد
  10. جهت بازخورد نظرات خبرنگاران و اصحاب رسانه برگزاری جلسات ویژه با مدیران مسئول خبرگزاری ها و اصحاب مطبوعات و صداوسیما بصورت دوره ای (ماهیانه) با حضور مقام عالی
  11. فراهم آوردن سفرهای ویژه خبرنگاران برای بازدید از طرح های عمرانی و سرمایه گذاری با هماهنگی دستگاه های ذیربط هر سه ماه یکبار
  12. فراهم آوردن زمینه سفر خبرنگاران کشوری جهت بازدید از پتانسیل های سازمان با هماهنگی اداره کل فرهنگ وارشاد اسلامی و صدا و سیما
  13.  فراهم آوردن امکان بازدید از دفتر خبرگزاری ها و نشریات توسط مدیران سازمان
  14. تهیه بریده جراید بصورت روزانه وارائه آن به مقام عالی سازمان
  15. برگزاری جلسات ویژه با هماهنگی اداره کل فرهنگ ارشاد اسلامی جهت ارتقاء سطح رسانه ای متقابل وتعامل بیشتر با اصحاب رسانه ها،صداو سیما و روابط عمومی دستگاه ها با حضور مقام عالی سازمان بصورت دوره ای ( سه ماه یکبار)
  16. نشست های خبری معاونین محترم ریاست و مدیران ستادی در مناسبتهای ویژه و دوره ای

ب) ارتباطات مردمی

دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترینابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشكلات بصورت آنیمرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقولهجایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند .‏

 عمده فعالیت :

- تهیه و تنظیم تقویم ملاقاتمردمی و اطلاع رسانی از طریق ‏رسانه ها

- تدوین‌ “تقویم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازمانی” در قالب‌ ملاقاتها و بازدیدهای‌ مسئولان‌ سازمان‌ باشخصیتهای‌ حقیقی‌ و حقوقی‌، كاركنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولی‌ وتلطیف‌ روابط و تنظیم‌ افكار عمومی‌.

- ارزیابی این نشست ها وملاقات ها با ابزار فرمهای نظرسنجی ‏

- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همكاران بامدیران

- حضورو ارائه گزارش عملکرد مدیران درمجامع عمومی از جمله نمازجمعه،اجتماعات ملی ومذهبی و… ‏

   برنامه عملیاتی :

  1. تنظیم برنامه دیدار ریاست محترم ومعاونین با مردم یکروز در هفته و اطلاع رسانی از طریق سایت و جرائد
  2. تهیه وتنظیم مصاحبه های مطبوعاتی، رادیو و تلویزیونی و سخنرانی های مقام عالی و معاونین بر اساس خط مشی های تعیین شده*
  3. ارتباط مؤثر و مستمر با ائمه جمعه و جماعات و نمایندگان سازمان در مجلس شورای اسلامی به منظور کسب نظرات مشورتی در رابطه با مسائل مختلف و همچنین مشکلات مبتلابه مردم در حوزه انتخابیه و انعکاس آن به مقامات اجرایی *
  4. نظرسنجی تصادفی در محل ساختمان شماره یک و دو از مراجعین
  5. نظرسنجی منظم وسیستماتیک از طریق اتوماسیون از همکاران در خصوص مباحث مختلف
  6. نظرسنجی طبقه بندی شده از نمایشگاهها، نمازجمعه، گروه خاص در گردهمایی ها در جهت بهبود وضعیت سازمان
  7. بازدید مقام عالی ومعاونین از دستگاه های اجرایی بدون اطلاع قبلی به منظور ارزیابی دستگاه هر پانزده روز یکبار
  8. نشست صمیمی مقام عالی با همکاران هر سه ماه یکبار
  9. هماهنگی سخنرانی مقام عالی سازمان در نماز جمعه شهرستانها و شهرها بنا به صلاحدید (یکبار در طول سال در هر شهرستان ویا شهر)
  10. هماهنگی برگزاری سفرهای شهرستانی مقام عالی و معاونین در سازمانها با مسئولیت فرمانداریها ( هر 45 روز یکبار)
  11. هماهنگی برگزاری نشست مقام عالی با اقشار مختلف جامعه با صلاحدید ریاست محترم

ج) همایش / مراسم / نمایشگاه

 یكی از فنون روابط عمومی برای معرفی دستاوردها، ‏برگزاری همایش، مراسم یا نمایشگاه است و مدیر روابط عمومی ‏باید ضمن داشتن تقویمبرگزاری اینگونه برنامه ها، با استفاده از ‏تكنیك های برگزاری موارد ذكرشده راارزیابی نماید .‏

عمده فعالیت :

- تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه

- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ‏

- مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی ها

    برنامه عملیاتی:

  1. هماهنگی و نظارت بر برگزاری نمایشگاه و جشنواره های مرتبط با سازمان*
  2. استعلام از دستگاهها در خصوص برنامه سالیانه برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در دو ماهه اول سال
  3. تهیه تقویم همکاری ویا برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه
  4. مکان یابی بر اساس تعداد مدعوین همایش و مراسم
  5. مکان یابی بر اساس اهداف وابعاد نمایشگاه
  6. پیش بینی بودجه موردنیاز واعلام آن و تلاش در جهت تامین بودجه
  7. تشکیل تیم تدارکات
  8. بررسی اثربخشی برنامه
  9.   تهیه تقویم مناسبت ها بر اساس مراسم های مذهبی- ملی و مناسبت های ویژه
  • مراسم مذهبی:

برگزاری مراسم ویژه مذهبی و ایام خاص از جمله ماه مبارك رمضان،غدیر،محرم

ماه مبارك رمضان:  افطاری برای همكاران در صورت صلاحدید – برگزاری مراسم مذهبی در نمازخانه -استفاده و سخنرانی از اساتید مذهبی برجسته – برگزاری مسابقات مذهبی و ورزش همراه با جایزه و…

عید غدیر خم:  برگزاری مولودخوانی – مسابقات ویژه با همكاری سازمان تبلیغات اسلامی و امور كتابخانه همراه با جایزه – سفرهای زیارتی برای همكاران و…

ایام محرم:  برگزاری مراسم سوگواری در نمازخانه  - برگزاری مسابقات ویژه این ایام – انتشار بروشورهای ویژه و…

  • مراسم ملی

 نوروز:‌

1- انتشار برشورهای ویژه با همكاری سازمان میراث فرهنگی و گردشگری سازمان

2- همکاری در تامین محیط مناسب برای سفرهای نوروزی همكاران

3- آراستگی مناسب اداره برای استقبال از نوروز

سوم خرداد فتح خرمشهر و هفته دفاع مقدس

1- برگزاری مراسم ویژه برای همكاران ایثارگر-ایجاد فضای مناسب محیط در سازمان

2- برگزاری مسابقات خانوادگی برای همكاران(ورزش و ….)

هفته دولت

1- تقدیر از كاركنان برجسته در سازمان

2- برگزاری نمایشگاه دستاوردهای دولت در سازمان

برگزاری مسابقات ورزش این ایام

بازگشایی مدارس

1- تقدیر و تشویق فرزندان همكار در میادین علمی که حائز رتبه علمی شده اند

2- گردهمایی فرزندان همكار و برگزاری محیط شاد برای آنها

3-  فراهم كردن تورهای گردشگری

اوقات فراغت فرزندان همكار در ایام تابستان

1- برگزاری مسابقات ورزشی 2- كلاسهای آموزشی زبان ،تورهای گردشگری،برگزاری جنگ شادی،بلیط سینما و شهربازی برای خانواده محترم

روز زن

1- برگزاری مراسم ویژه برای بانوان 2- تقدیر از زنان همكاران سازمان 3-برگزاری مسابقات ویژه همراه با سوالات این ایام

روز بازنشسته

1- تقدیر و برگزاری گردهمایی بازنشستگان سازمان طی مراسم خاص

2- فراهم آوردن زمینه سفرهای زیارتی به قید قرعه برای  بازنشستگان

3- حضور ریاست محترم در خانه بازنشستگان برجسته

دهه فجر

1- برگزاری مناسبت های ویژه و جنگ شادی برای خانواده سازمانداری

2- تقدیر از جانبازان همکار انقلاب ‌شکوهمند اسلامی

3- برگزاری مسابقات ورزشی،علمی و تاریخی این ایام

مناسبت ویژه

1- ارسال تبریك تولد كاركنان

2- ارسال تبریک به مناسبت ازدواج همکاران

چ ) انتشارات

یكی دیگر از ابزارهای روابط عمومی براینشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومیضمن ‏داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامهها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید .

عمده فعالیت :

- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال ‏

- پوشش فعالیتهای مؤثر مدیران در حوزهانتشارات درقالب ‏بروشور، بنر،استند،سی دی،كاتالوگ، پوسترو… ‏

– تهیه بروشورهای راهنمای عمومی و تخصصی در جهت تسهیل استفاده از خدمات سازمان

- تدوین‌ و انتشار خلاصه‌ عملكرد سالانه‌ سازمان‌ برای‌ ارائه‌ به‌ افكار عمومی‌.

   برنامه عملیاتی

  1. نظارت مستمر بر هرگونه انتشار موارد تبلیغاتی و انتشاراتی بخصوص نشریات مکتوب و الکترونیکی مرتبط با سازمان*
  2. تهیه وارسال گزارش عملکردها واقدامات انجام شده در قالب الکترونیکی به دفاتر وزارتی و روابط عمومی وزارت کشور*
  3. اخذ گزارش عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش معاونین سازمان وفرمانداریها تا پنجم هر ماه
  4. جمع بندی وتهیه گزارش ماهیانه عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش سازمان تا پانزدهم هرماه
  5. اخذ گزارش عملکرد وفعالیتهای مهم واثربخش دستگاه های اجرایی سازمان تا پنجم هر ماه با مسئولیت روابط عمومی ذیربط
  6. جمع بندی وتهیه گزارش ماهیانه عملکرد وفعالیتهای مهم و اثربخش سازمان تا پانزدهم هرماه
  7. چاپ و ارسال آن به دستگاه های ذیربط ودرج در سایت
  8. تهیه تیزرهای ویژه جهت پخش در صدا وسیما( توسط سازمان)
  9. تهیه لوح فشرده جهت پخش در مناسبتهای خاص ( هفته دولت، مراسم و افتتاحیه هاو…)
  10. مستند سازی اقدامات سازمان در قالب تهیه فیلم، عکس و انتشارات و آرشیو آن*
  11. انعکاس مقالات و یادداشتهای رسانه ای (دیدگاه) توسط کارشناسان و صاحب نظران در زمینه موضوعات مختلف مرتبط با حوزه های ماموریتی به منظور ترویج سیاستها ومبانی فکری برنامه های جاری وزارت متبوع در سطوح مختلف ملی، منطقه ای و محلی به پایگاه اطلاع رسانی وزارت کشور

ح) تبلیغات محیطی

 فضاسازی محیط اداری همیشه توانسته است دیدگاه مخاطبین سازمان ‏را نسبت به آن سازمانتغییر یا اصلاح نماید .‏

عمده فعالیت :

- اعمال سیاستهای دولت و انعکاس ونظارت بر تبلیغات محیطی دستگاهها در مناسبتهای مختلف ملی و مذهبی

- تهیه تقویم آذین بندی ساختمانهای اداری سازمان بهمناسبت های مختلف ‏

- پوشش‌ تبلیغی‌ ساختمانها و فضاهای‌ عمومی‌ سازمان‌ در گرامیداشت‌ ایام‌ و مناسبتهای‌ ویژه‌.

- نصبپوسترها وبروشورها وكاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات ‏

- نصب پلاكارد در محلهای اجتماع مردم مثل نمازجمعه و …‏

- چهارچوب تبیلغات ( محیطی و برون سازمانی) در سازمان ها :

 1- تبلیغات ملی و مذهبی

2- تبلیغ از عملکرد و مستند سازی سازمان

تبلیغات ملی و مذهبی

    روش اجراء

  1. تهیه بنر در مناسبت مربوط و آذین بندی محیط اداری
  2. برگزاری مراسم ویژه مذهبی از جمله ختم قرآن کریم، زیارت عاشورا و…
  3. ارسال پیام های ملی ومذهبی از طریق اتوماسیون اداری
  4. تهیه کلیپ های تبلیغاتی ملی و مذهبی در مناسبتهای خاص( انتصابات، همایش ها)

تبلیغ عملکرد و مستند سازی سازمان

  1. تهیه بنر در مناسبت های خاص و نمایشگاهی( بنر، لایت باکس)
  2. تهیه بولتن و بروشورهای تبلیغاتی در مراسم و ایام خاص( دهه فجر، هفته دولت)
  3. مدیریت تبلیغاتی نمایشگاهها و تولید محتوای مناسب
  4. اعلام اخبار و رویدادهای خبری مهم از طریق sms به مردم، خبرنگاران و مسئولین

د) سمعی و بصری:

تهیه اسناد تصویری از فعالیتهابرای قانع نمودن مخاطب و ایجاد اعتماد و اطمینان بسیار مهم است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری میباشد.

عمده فعالیت :

- داشتن آرشیو فنی از فعالیت هایسمعی بصری ‏

- قابل ارائه بودن این فعالیت در كمترین زمان به مدیریت (بصورتالكترونیكی ‏وحجمی)‏

- نصب و پخش تصاویر به مناسبت های مختلف و بهرهبرداری از آنها ‏

    برنامه عملیاتی:

  1. مستند سازی اقدامات سازمان در قالب تهیه فیلم عکس و انتشارات و آرشیو آن*
  2. تهیه فیلم های کوتاه یک تا سه دقیقه ای حهت ارسال به پایگاه اطلاع رسانی وزارت کشور
  3. تهیه تیزر و عکس های کیفی از اقدامات عینی و ملموس
  4. تهیه تیزر و عکس های کیفی از شخصیت های موضوع اخبار
  5. تهیه تیزر و عکس های کیفی از حاشیه های مثبت و احیانا منف اقدامات و رخدادها
  6. معرفی بصری توانمندیها و سرمایه مختلف اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی سازمان

ذ) پژوهش و افكار سنجی

مناسب است در روابط عمومی هركاری بر اساس پژوهشانجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افكارسنجی ضروری است، علت این امر ‏هم بدستآوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتهایی است كه انجام می ‏شود.‏

 عمده فعالیت :

 - داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یكسال ‏

- داشتن فرم های خام نظرسنجی برایموضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با ‏توجه به شرایط

- تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی‌ ادواری‌ در خصوص موضوعات مختلف از افكار عمومی‌ و ‌ارائه‌ به‌ ریاست محترم‌.

- نقد وبررسی‌ بازتاب‌ فعالیتهای‌ سازمانها‌ در نظر اقشار مردم‌ بویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از یكسوو مدیران‌ و كاركنان‌ از سوی‌ دیگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ ریاست محترم‌.

- سنجش‌ افكار عمومی‌ درون‌ سازمانی‌ به‌ منظور بازیابی‌ مسائل‌ و ارائه‌ راهكارهای‌ مناسب‌ به‌ مدیریت‌.

- نظارت‌ و ارزیابی‌ فعالیتها و اعمال‌ نتایج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعالیتهای‌ آتی‌.

- طراحی‌ و برنامه‌ریزی‌ برای‌ ارتقاء كلیه‌ اموری‌ كه‌ به‌ رشد كمی‌ و كیفی‌ ارتباط و همدلی‌ بین‌ سازمانها‌ ومردم‌ و دستگاهها و مدیران‌ و كاركنان‌ با یكدیگر بیانجامد.

   ‏برنامه عملیاتی:

  1. نظرسنجی عمومی از ارباب رجوع طبق برنامه زمان بندی ذیل در کلیه معاونتها
ردیف زمان موضوع
1 هفته اول خرداد
2 هفته اول شهریور
3 هفته اول دی
4 هفته اول اسفند
  1. تدوین فرم نظرسنجی با توجه به شرایط وقت با هماهنگی معاونتها
  2. تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی‌ از افكار عمومی‌ و ‌ارائه‌ نتایج به‌ ریاست محترم‌
  3. نظرسنجی از افکار عمومی در نشستهای شهرستانها
  4. نصب صندوق پیشنهادات و انتقادات در نمازجمعه ها و مراکز مهم دولتی و خصوصی تحت عنوان ارتباط با مقام عالی سازمان

ر) عضویت در كمیته ومجامع عمومی

روابط عمومی بدلیل وظیفه مندی برای ارتباط درون سازمانی و ‏برونسازمانی باید در مجامع و كمیته ها و جلسات عضو فعال ‏باشد .

عمده فعالیت :

- حضور در جلسات‌ مهم‌ ذیربط سازمان‌ به‌ منظور آگاهی‌ از سیاستها، خطمشی‌ها، برنامه‌ها وروند فعالیتها

- حضورفعال ومستمر در كمیته های مختلف دستگاه متبوع‏

- حضور فعال در نشست های روابط عمومی وزارتخانه متبوع

 

    برنامه عملیاتی:

 

الف- نحوه حضور اداره کل در جلسات اداری و عمومی و انعکاس اخبار آنها

  1. اخذ برنامه روتین جلسات حوزه ریاست محترم، معاونین و مدیران از مسئولین دفاتر و برنامه ریزی در جهت نحوه حضور
  2. حضور مفید در جلسات متفرقه ای که از طریق دعوتنامه اطلاع رسانی شده باشد (امور تشریفاتی، خبر نویسی روابط عمومی، قاری و سمعی و بصری)
  3. دعوت و حضور خبرنگاران در جلسات عادی و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت جلسه
  4. دعوت  به جلسات بصورت sms به خبرنگاران
  5. اعلام تعداد مدعوین جلسات حوزه ریاست برای تدارک به اداری و مالی سازمان
  6. ضبط و تصویر برداری از جلسات با توجه به ماهیت جلسات
  7. تهیه خبر وبازبینی آن توسط کارشناس رسانه و بارگذاری آن بر روی پایگاه اطلاع رسانی سازمان

ب: جلسات اختصاصی و سیاست های اداره كل روابط عمومی در جهت اجراء امور:

1-        برگزاری جلسات شورای هماهنگی روابط عمومی واحدهای سازمانی دستگاههای سازمانی  بعنوان دبیر وپیگیری و نظارت بر اجرای مصوبات شورا *

2-        برقراری و ارتباط مستمر با روابط عمومی دستگاه های اجرایی و نهاد های انقلاب اسلامی در سازمان به منظور ایجاد هماهنگی و ابلاغ سیاستها و خط مشی های ابلاغی در زمینه وظایف مربوطه*

3-        برگزاری جلسات شورای اطلاع رسانی *

  1. با هدف تعیین رویكردهای لازم درجهت اطلاع رسانی بهینه بر اساس سیاست های ابلاغی
  2. ابلاغ سیاستها وخط مشی های دبیرخانه شورای اطلاع رسانی وزارت کشور به منظور ایجاد هماهنگی در اجرای سیاستها وخط مشی های شورای اطلاع رسانی دولت*
  3. عملیاتی نمودن سیاست های اطلاع رسانی سازمان در مناسبت های خاص از جمله هفته دولت، ایام دهه مبارک فجر و…
  4. تهیه و تصویب برنامه های سفرهای مقامات ارشد كشوری .

ز ) بازدید از پروژه ها / افتتاحیهها /ملاقات با مسئولین

با توجه به اهمیت پروژه ها كه از نظر اقتصادی،اجتماعی و حتی سیاسی ‏وفرهنگی و تاثیرات عمیق آن در جامعه، روابط عمومی بایددر ‏این موارد ‏‏مطلع باشد. ضروری است روابط عمومی ضمن داشتن اطلاعات كافی با‏برنامه ریزی مطلوب برای برگزاری امور فوق الذكر، زمینه اطلاع رسانی مناسب را فراهم نماید.‏

عمده فعالیت :

- هماهنگی و تنظیم برنامه های کلنگ زنی و افتتاح پروژه های سازمانی در مناسبتهای مختلف

- حضور روابط عمومی در طیبرگزاری این برنامه ها بصورت فعال ‏

- تهیه خبر و گزارش خبری با تصریح به رسانه هایگروهی، ملی ومحلی

    برنامه عملیاتی:

  1. استعلام از دستگاهها در خصوص برنامه ششماهه کلنگ زنی وافتتاح پروژه ها
  2. تهیه تقویم افتتاحیه ها و پیگیری امور مرتبط در زمان مناسب
  3. حضور روابط عمومی در طیبرنامه افتتاحیه ها بصورت فعال ‏
  4. دعوت از خبرنگاران در مراسم و تعیین گستره خبرنگاران با توجه به ماهیت پروژه
  5. تهیه خبر و گزارش خبری با تصریح به رسانه هایگروهی، ملی ومحلی

و ) هماهنگی برای حضور در مراسم های شادی و غم همكاران ‏ ‏ ‏

یكیاز مهمترین موضوعاتی كه روابط عمومی ها نباید فراموش نمایند حضور در مراسم های غم و شادی همكاران ‏است. این موضوع یكی از مهمترینابزار ارتباطات درون سازمانی است كه ‏باید روابط عمومی بصورت برنامه ریزی شده دراین امور حاضر و فعال ‏باشد .

عمده فعالیت :‏

- داشتن برنامه برای نحوه حضور همكاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و ‏غمهمكاران ‏

- انتشار پیام تبریك یا تسلیت وانعكاس درسطح داخلی سازمان

- صدور پیام های تبریک و یا تسلیت برون سازمانی

    برنامه عملیاتی:

  1. انتشار پیام تبریك یا تسلیت وانعكاس درسطح درون سازمان وبرون سازمانی
  2. شرکت در مراسم و درصورت نیاز ارسال گل و اعلامیه

ه) تشریفات:

یکی دیگر از وظایف مهم روابط عمومی برنامه ریزی وهماهنگی مراسم استقبال و پذیرایی از میهمانان و مقامات میباشد.

عمده فعالیت :‏

- هماهنگی و سازماندهی کلیه امور تشریفاتی و استقبال و بدرقه میهمانان داخلی وخارجی سازمان

- تنظیم برنامه مسافرت و بازدیدهای رسمی مقامات و مسئولین.

- چهارچوب برگزاری مراسم و تشریفات

  1. انجام وظایف و امور مربوط به تشریفات و امور بین الملل و استقبال از مقامات کشوری و لشکری و مدعوین خارجی با هماهنگی امور اقتصادی و بین الملل*
  2. مکان یابی جلسات بر اساس تعداد مدعوین
  3. ایجاد ظرفیتهای مناسب برای مهمانان خارجی

         الف) تهیه پرچم    ب) اجراء سرود ملی توسط یگان نظامی        ج) آراستگی محیط با پرچم

  1. ایجاد فضای مناسب برای پذیرایی
  2. آراستگی لباس و چهره کارکنان ارائه دهنده خدمات به مهمانان خارجی و كشوری.
  3. آماده نمودن خودور ویژه تشریفات
  4. ایجاد پاویون ویژه

ی ) ارتباطات الكترونیكی

 1- ارتباطات الكترونیكی (‏ICT‏ )‏:

سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه كنونی جهانباعث تحولات بزرگی ‏در شكل گیری هر جامعه شده است. روابط عمومی بعنوان محل و مأمن‏ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این ‏شیوه هایجدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و ‏گزارش ، باعث رشد و ثباتفعالیت های فرهنگ سازمانی كه پایه و اساس ‏رشد سازمانی است را فراهم می نماید .‏

 عمده فعالیت :

-        استفاده از دیجیتال ساینیج در سازمان جهت یکپارچه سازی سیستم های اطلاع رسانی

-        داشتن اطلاعات كافی و بهره گیری از فن آوریهای ‏IT

-        ایجادارتباط الكترونیكی بصورت مداوم با سازمانها ‏

-        ایجاد صندوق پستی الكترونیكی فعال اختصاصی روابط عمومی

-        به روزكردن اخبار دستگاه درسایت ‏ ‏

    برنامه عملیاتی:

  1. هماهنگی ، سازماندهی و مدیریت ارتباطات رسانه ای پایگاه اطلاع رسانی سازمان با استفاده از ابزار نوین فن آوری اطلاعات و افکارسنجی عمومی و دستگاهی*
  2. بارگذاری کلیه اخبار، انتصابات، جلسات و سفرهای شهرستانی مقام عالی سازمان و معاونین روزانه بر روی سایت
  3. فعال تر کردن سایت به لحاظ بارگذاری اخبار و رویدادها توسط فرمانداری ها وبخشداریها
  4.  نظرسنجی توسط سایت در خصوص وضعیت شهری و مدیریت سازمانی
  5.  فعال کردن بخش ارتباط مستقیم با ریاست محترم
  6.  معرفی سایت سازمان از طریق رسانه ها بعنوان پایگاه مطمئن ارتباطی با مقام ارشد سازمان
  7. ایجاد صندوق پستی الكترونیكی فعالاختصاصی روابط عمومی

2-پیامكوتاه

ارسال پیام كوتاه از طریق تلفن همراه یكی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطیبصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیامهای كوتاه می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏

 عمده فعالیت :

- تهیه لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏

- تهیه متون پیامكوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها

   برنامه عملیاتی:

  1. ارسال دعوتنامه ها از طریق پیام کوتاه
  2. ارسال اخبار مهم و اطلاع رسانی عمومی از طریق پیامک
  3. ارسال پیامكوتاه برای مناسبت ها و برنامه ها
  4. اجراء برنامه های پیامکی زنده در نشستهای رسانه ای زنده مسئولین( با موضوع مباحث شهری، مدیریتی، عمرانی)

     برنامه آموزشی كاركنان دفتر و مسئولان روابط عمومی فرمانداریها و دستگاهها

1-    برگزاری دوره های آموزشی تخصصی در جهت ارتقاء سطح علمی روابط عمومی دستگاه ها و همکاران ذیربط

2-    اشتراك مجلات تخصصی روابط عمومی برای روابط عمومی فرمانداریها و دستگاههایی اجرایی

3-    حضور در نمایشگاه تخصصی روابط عمومی

4-    برگزاری همایش و گردهمایی تخصصی با حضور صاحب نظران و اساتید روابط عمومی

     شرح وظایف مدیرکل روابط عمومی سازمان

1-نظارت بر جمع آوری اخبار ، آمار و اطلاعات منتشره در مطبوعات و رسانه های گروهی در زمینه های سیاسی ، اقتصادی ، اجتماعی و فرهنگی سازمان  بویژه فعالیت های سازمان و واحدهای تابعه و انعکاس آن به ریاست ، معاونین و مدیران ذیربط

2-  بررسی و تجزیه و تحلیل اطلاعات ، آمار و اخبار ، پیشنهادها و انتقادهای جمع آوری شده از مطبوعات و وسایل ارتباط جمعی و انعکاس روزانه آن به ریاست ، معاونین و مدیران ذیربط .

3-   بررسی صحت و سقم مطالب منتشر شده در جراید و رسانه ها و تهیه و ارسال پاسخ یا توضیحات مناسب با هماهنگی مقامات و مدیریتهای ذیربط سازمان و واحدهای تابعه .

4-  نظارت بر تهیه و تنظیم آرشیوی از مطبوعات ، نشریات ، عكس و فیلم و غیره به منظور اطلاع رسانی و بهره برداری مدیران و کارکنان .

5-  برنامه ریزی ، هماهنگی و برگزاری نمایشگاه و مراسم های مختلف متناسب با ایام و مناسبت های خاص سال در سازمان .

6-  تهیه و تنظیم اطلاعیه های عمومی به منظور اطلاع رسانی به اقشار مختلف مردم ، سازمانها ، نهادها و دستگاه های دولتی و غیردولتی با هماهنگی مقامات ذیصلاح از طریق وسایل ارتباط جمعی ملی و سازمانی .

7-  نظارت بر انجام امور مربوط به تشریفات مراسم استقبال و پذیرایی از مهمانان داخلی و خارجی سازمان با هماهنگی واحدهای ذیربط .

8-  هماهنگی و برگزاری مصاحبه های مطبوعاتی ، رادیو و تلویزیونی ریاست و مقامات سازمان با توجه به خط مشی های تعیین شده .

9-  برقراری ارتباط و هماهنگی با ارباب جراید ، خبرنگاران ، عكاسان و فیلمبرداران به منظور شرکت در مجالس رسمی ، كنفرانس ها ، سمینارها و غیره .

10-ارتباط مستمر با جراید و رسانه ها به منظور مبادله اطلاعات و نشریات و اعلام و انعكاس اخبار مربوط با نظر مقامات ذیربط .

11-ارتباط مستمر با روابط عمومی فرمانداری ها و دستگاههای اجرایی سازمان به منظور هماهنگی در اطلاع رسانی و تنویر افکار عمومی .

12- نظارت بر تهیه و تدوین نشریات و بولتن های خبری به منظور اطلاع رسانی از فعالیت ها و رویدادهای داخلی .

13- انجام سایر امور محوله از جانب مقام مافوق .

شرکت برنا گستران دانش