روابط عمومي الكترونيك

روابط عمومي الكترونيك چیست؟

به نوعی از روابط عمومی اطلاق می شود که در آن از ابزارهای الکترونیک نظیر سیستم پاسخگویی الکترونیک، رادیو، Voice و نظایر آن برای انجام ماموریت های روابط عمومی استفاده می شود. قرار دادن متون انتشاراتی تولید شده در روابط عمومی با همان شکل و فرمت مثلا در قالب PDF نیز در چارچوب روابط عمومی الکترونیک قرار می گیرد.

در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود.
در هر صورت فرآیند گام گذاشتن روابط عمومی از شکل سنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی محسوب می شود و سنگ بنای سایر فعالیت های روابط عمومی در فضای آنلاین در همین مرحله گذاشته می شود.

ويژگي‌هاي روابط عمومي الكترونيك.

روابط عمومي در جوامع اطلاعات آينده نقش مهمي در امر اطلاع رساني بهينه، ارائه سرويس‌ها و خدمات به تك تك افراد جامعه خواهد داشت. ويژگي‌هاي خاص روابط عمومي ديجيتال سبب تسهيل دسترسي شهروندان و مخاطبان به اطلاعات و خدمات مورد نياز و كاهش هزينه‌ها خواهد شد.

-در روابط عمومي الكترونيكي بهره‌گيري از فناوري‌هاي نوين هدف نيست بكه وسيله است وسيله‌اي در جهت ارائه خدمات و سرويس‌هاي مورد نياز به مخاطبان.

-روابط عمومي ديجيتالي در قيد زمان و مكان نيست. خدمات و اطلاعات در تمامي روزها و ساعات در دسترس شهروندان و مخاطبان قرار مي‌گيرد.

-روابط عمومي ديجيتالي ارتباطي دو سويه بين سازمان ها و مردم حاكم مي‌كند.

- مخاطب در روابط عمومي ديجيتالي جمع نيست بلكه فردي است. در روابط عمومي الكترونيكي بايد پاسخگوي تك تك اعضاي جامعه اطلاعات بود.

نقاط ضعف و قوت روابط عمومي الكترونيك چيست؟

ظاهرا نقطه ضعفي در روابط عمومي الكترونيك وجود ندارد . همه ما بايد توجه داشته باشيم كه روابط‌عمومي الكترونيك يك فن برتر و مدرن است كه در اختيار كارگزاران روابط عمومي قرار گرفته است. در آمريكا بيش از 95 درصد كارگزاران روابط عمومي دارايpc متصل به اينترنت هستند و بخش اعظم فعاليت هاي آنها از طريق اينترنت صورت مي گيرد . در آلمان بيش از 60 موسسه و شركت دولتي و خصوصي از روابط عمومي الكترونيك براي تسريع در اطلاع رساني و برقراري ارتباط سريع با مخاطبان استفاده مي كنند.

به طور كلي، اينترنت كار كارشناسان روابط عمومي را آسان تر كرده است. كارگزاران روابط عمومي به واسطه استفاده از پايگاه ها و سايت ها و پست الكترونيك با سرعت بيشتر به مخاطباني بيشتر دسترسي پيدا مي كنند.

يكي از مزيت هاي اصلي روابط عمومي الكترونيك، تعاملي بودن آن است. كارگزاران روابط عمومي مي‌ توانند از طريق تريبون هاي آزاد فهرست پستي با همكاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اينترنت اين تعامل را آسان تر كرده است.

روابط عمومی سنتی:

در شکل سنتی روابط عمومی برای راهنمایی مراجعین تان کار شما تهیه بروشور بصورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود.فرض کنید بسیاری از سازمانهای رسمی کشور، دارای ساختمانهای متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید.از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی‌های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه کنندگان داده و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند.با وجود چنین ابزاری است که مردم می‌توانند نظرات خود را بسیار راحتتر و بدون گذراندن فیلترها و سدهای مستحکم به سمع و نظر مسئولین سازمان برسانند. بی اغراق سرعت در اطلاع رسانی اصلی‌ترین عنصری است که روابط عمومی الکترونیک را به روابط عمومی سنتی تحمیل کرده‌است.

تفاوت روابط عمومي الكترونيك با سنتی چیست؟

روابط عمومي الكترونيك به لحاظ مفهومي فرقي با روابط عمومي سنتي ندارد . در روابط عمومي الكترونيك ما از كاغذ استفاده نمي كنيم و شايد وجه تمايز اصلي روابط عمومي الكترونيك و روابط‌‌عمومي سنتي به لحاظ شكلي در همين نكته نهفته باشد؛ چون همه ابزارند و معمولا از ابزار براي رسيدن به اهداف كه در فلسفه وجودي هنر هشتم نهفته شده استفاده مي شود.

در فرم سنتي روابط عمومي، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت مي گيرد و هزينه هاي زيادي صرف اشتباهات مي شود. به اعتقاد دكتر مارلو ، اين اشتباهات و افزايش هزينه ها سبب شده تا كارگزاران روابط عمومي به استفاده از خدمات فناوري اطلاعات به ويژه روابط عمومي الكترونيك گرايش بيشتري پيدا كنند.

همچنين از روابط عمومي الكترونيك مي توان براي توسعه طرح هاي موجود روابط عمومي استفاده كرد كه باعث توسعه فعاليت هاي سنتي آن نيز مي شود. به علاوه روابط عمومي الكترونيك، رابطه موجودبين متخصصان روابط عمومي و روزنامه نگاران را تغيير داده و اين امر نشانگر اين است كه روابط عمومي از پوسته يك شغل رابطه يي صرف خارج خواهدشد و به جايگاه شايسته و بايسته خود دست مي يابد

بولتن ساز های الکترونیکی:

یکی از وظایف روابط عمومی ها رصد اخبار در رسانه ها و ساخت بریده جرائد و یا بولتن روزانه است. نرم افزارهایی به این منظور طراحی شده اند که به صورت اتوماتیک متن اخبار رسانه ها را رصد و بانک اطلاعاتی جدیدی از آنها می سازند. این برنامه ها الگوریتم پیچیده ای دارند و از چند برنامه جهت دریافت اخبار، جستجو در آنها و کتابخانه سازی از آنها را بر عهده دارند . یکی از نرم افزارهایی که بسیاری از روابط عمومی ها برای تهیه خبرنامه الکترونیک سازمانی استفاده می کنندخبرنامه الکترونیک عصر پویا می باشد.

کارشناسان روابط عمومی برای بهره برداری از این سرعت و دقت طلایی لازم است تکنیکهای نوین رقابت را بیاموزند. اگر آنها نتوانند از ابزارهای جدید دیجیتال استفاده کنند در این کشاکش بازنده خواهند بود.

از این رو روابط عمومی الکترونیک یک الزام است و انتخاب نیست. از مزیتهای مجلات الکترونیک این است که به حفظ محیط زیست کمک خواهد کرد و استفاده از کاغذ را تا حد بسیار زیادی کاهش خواهد داد.

طراحی و تهیه بروشورها، گزارشهای آماری، نشریات درون سازمانی و یا برون سازمانی و… را براحتی می‌توان از طریق اینترنت و یا اینترانت و یا cd منتشر کرد و در موقع لزوم تغییرات را در آن اعمال کرد که کمترین هزینه و زمان را میطلبد. به عبارتی شما می‌توانید هزینه چاپ، طراحی، کاغذ و… را با الکترونیکی شدن، کاهش دهید و محیط زیست را از این معضل عظیم نجات دهید!

ضمن اینکه در چاپ مقدار تکثیر و در نهایت خواننده محدود است اما در اینترنت و cd محدودیت توزیع وجود ندارد. هزینه چاپ بسیار بالا ولی هزینه ایجاد صفحات الکترونیکی بسیار پائین است.

تکنولوژی های کاربردی در روابط عمومی الکترونیک:
واقعیت این است که با افزایش ضریب نفوذ اینترنت در ایران که هر ساله شاهد رشد این میزان نیز هستیم بسیاری از سرویس

های ارایه شده به مردم شکل جدیدی به خود می گیرد ، امروزه با استفاده از فناوری های اطلاعاتی و شبکه های الکترونیکی وسرویس های اینترنتی می توان بسیاری از خدمات مرسوم در دولت و یا شرکتهای بخش خصوصی را از طریق شبکه های مذکور به مردم ارایه داد و از این طریق ضمن صرفه جویی در وقت و انرژی و هزینه ها باعث جلب رضایتمندی مردم شد.

موضوعات تحت عنوان تکنولوژی های کاربردی در روابط عمومی الکترونیک بدین شرح است :
1- تهیه خبرنامه الکترونیک در روابط عمومي الكترونيك Neswletters
2- ایجاد ایمیل و مدیریت آن و كاربرد ايميل در روابط عمومي الكترونيك Email
3- ارسال و دریافت ایمیل همراه پیوستهای اسنادی Attachments & Forwarding

4- الزامات راه اندازی وب سایت و كاربرد وب سايت در روابط عمومي الكترونيك Website & CMS

5- راه اندازی وبلاگ و مدیریت آن و كاربرد وبلاگ در روابط عمومي الكترونيك Weblogs

6- تکنیکها و امکانات موتورهای جستجو Search Engines
7- کاربرد SMS در روابط عمومی الکترونیک
8- مهارتهاي نوشتن برای وب Writing For the Web
9- جمع آوری الکترونیکی اخبار در روابط عمومي الكترونيك Internet Cliping
10- روزنامه نگاری سایبر در روابط عمومي الكترونيك Cyber journalism
11- تبلیغات اینترنتی در روابط عمومي الكترونيك Internet Advertising

روابط عمومی دیجیتال:

شاید بتوان گفت بعد از پروسه تبدیل روابط عمومی سنتی به روابط عمومی الکترونیک، انجام فعالیت ها در چارچوب روابط عمومی دیجیتال، دومین گام بنیادی در این راستا تلقی می شود. در روابط عمومی دیجیتال متون تولیدی و محتوای مورد نظر Contents از فرمت معمولی چاپی “printed” به فرمت صفر و یک تبدیل و به عبارت دیگر در این حالت، صفحات pdf تبدیل به صفحات HTML می شود. در روابط عمومی دیجیتال هنوز محتواها همان محتواهای روابط عمومی سنتی هستند با این تفاوت که قابلیت جستجو (Search) و کپی مطالب به صورت Text برای مخاطب وجود دارد.برخی از اسناد، نامه ها، فرم ها و تقاضاها به وسیله ابزارهایی نظیر Email امکان ارسال و نقل و انتقال دارند، اما جهت فعالیت هنوز یک طرفه است؛ یعنی هنوز ارتباط فرد به فرد یا چهره به چهره در فضای سایبر، برقرار نشده است و همه چیز در یک چارچوب به شدت بوروکراتیک و مطابق ضوابط حاکم بر فضای رسمی و اداری روابط عمومی ها صورت می گیرد.

روابط عمومی آنلاین:

در این مرحله، روابط عمومی گامی بلند و شتابان به سمت تحول ماهیت فرآیندهای روابط عمومی برمی دارد. با آنلاین شدن روابط عمومی، خدمات به صورت شبانه روزی در اختیار مخاطب و مشتری قرار می گیرد. برای رسانه های مبتنی بر web اعتبار قائل می شود، خبردهی و خبریابی مبتنی بر فضای وب مرسوم می شود، اخبار روابط عمومی علاوه بر رسانه های مکتوب printed Media و رسانه های صوتی و تصویری، برای رسانه های آنلاین و اینترنتی نیز ارسال می شود، همایش های خبری آنلاین برگزار می شود، امکان انتشار همزمان مصاحبه ها و گفتگوهای زنده روی اینترنت فراهم می شود، تکذیبیه ها و پاسخ های رسمی برای نشریه های الکترونیکی، سایت ها، وبلاگ ها، روزنت ها و خبرگزاری های اینترنتی فرستاده می شود و به طور کلی روابط عمومی آنلاین نسبت به محتوای تولید شده در اینترنت عکس العمل نشان می دهد.همچنین شرکت در چت روم ها (chatrooms) و ارسال نامه ها از طریق پست الکترونیکی جدی گرفته می شود و وب سایت سازمانی فعال می شود.

روابط عمومی سایبر:

شاید بتوان گفت کامل ترین و جامع ترین شکل متصور برای روابط عمومی الکترونیک، روابط عمومی سایبر است.
منظور از روابط عمومی سایبر، فرآیندی است که در آن روابط عمومی به صورت کاملا آنلاین درآمده که ویژگی تعاملی و مشارکت پذیری آن بسیار برجسته و بارز است. مخاطب یا مشتری در روابط عمومی سایبر در جایگاه اول اهمیت ایستاده است و به جای توده های انبوه به تک تک افراد توجه کامل می شود. هیچ نامه ای بدون پاسخ نمی ماند و هیچ انتقادی از نظرها پنهان نمی شود، کارکنان روابط عمومی سایبر نه فقط در ساعات اداری، بلکه در تمام مدت شبانه روز و در تمام ایام هفته (بدون تعطیلی) و در تمام زمان ها و مکان ها به انجام فعالیت می پردازند. گاهی رخدادی در یک روز تعطیل نیازمند توجه، واکنش یا پاسخ است و این کار باید توسط کارکنان روابط عمومی سایبر و با استفاده از اختیارات و سطوح دسترسی Access آنها به وب سایت سازمانی یا پست الکترونیک یا پیام رسانان فوری صورت گیرد.
بنابراین در روابط عمومی سایبر، مفهوم کار و ساعت کاری تغییر پیدا می کند وحضور در چنین نهاد یا سازمان یا بخشی به منزله یک شغل Fulltime محسوب می شود. داشتن تخصص های ویژه، تسلط به نرم افزارها (software) و مهارت های دیجیتالی Digital Skills از جمله ضرورت های نیروهای روابط عمومی سایبر است.
ارائه خدمات آنلاین بدون نیاز به حضور مشتری یا مخاطب بخش دیگری از فعالیت های روابط عمومی سایبر است که آن را تا حد زیادی به فرآیند تجارت الکترونیک (E-Commerce) نزدیک می کند.
شاید بتوان گفت بدون ورود سازمان به عرصه تجارت الکترونیکی امکان استقرار کامل روابط عمومی الکترونیک نیز وجود ندارد و چه بسا زیرساخت ها و بسترهای فنی و مخابراتی و ارتباطی این دو پدیده و فعالیت مشترک باشد.

روابط عمومی اینترنتی:

برخی سازمان ها اصولا بر بستر اینترنت متولد شده اند و در همان فضا فعالیت می کنند و حیات و ممات آنها وابسته به جایگاه شان در اینترنت است. مهم ترین فعالیت این سازمان ها در عرصه اینترنت برای بقا و رشد و توسعه، درچارچوب روابط عمومی اینترنتی انجام می شود. کارکنان چنین نهادی هر یک از برخی جهات به کارمندان بالقوه و بالفعل روابط عمومی تبدیل می شوند.در روابط عمومی اینترنتی با مفهوم و چارچوب فوق، همه امور فوق العاده تخصصی و فنی است و استفاده حداکثری از تکنولوژی های نرم افزاری و اطلاعاتی صورت می گیرد.روابط عمومی اینترنتی خود به دنبال ابداع شیوه ها و متدهای جدید برای رشد سازمان و ارتقای جایگاه آن در جهان است.

روابط عمومی مجازی:

روابط عمومی مجازی را می توان نوعی از روابط عمومی دانست که وجود خارجی ندارد، هرچند ممکن است سازمان اصلی متبوع آن در جهان واقعی وجود داشته باشد. این فرآیند اشاره به نوعی از فعالیت روابط عمومی دارد که فعالیت های آن در چارچوب سازمان بروکراتیک نیست و هر یک از ماموریت های آن توسط بخش خصوصی یا اشخاص منفرد در خارج از سازمان انجام می شود.روابط عمومی در این شکل، به صنعت تبدیل می شود و امور آن توسط متخصصان هر فن با استفاده از تازه ترین تکنولوژی ها صورت می پذیرد و نتایج آن در اختیار سازمان قرار می گیرد.به هر حال واقعیت این است که امروزه فعالیت روابط عمومی از قالب های سنتی خود خارج شده و اشکال متنوع و متفاوتی به خود گرفته است. وجه مشترک همه این فعالیت ها، استفاده از تکنولوژی های اطلاعاتی و افزایش قدرت تعامل با مخاطب-مشتری می باشد.در واقع آنچه روح روابط عمومی الکترونیک را می سازد، بینش حاکم بر آن است و تکنولوژی ابزاری برای تحقق این آرمان می باشد.

جایگاه ایران:

با توجه به وضعیت موجود زیرساخت های فناوری اطلاعات در ایران وکیفیت کارکرد روابط عمومی ها از نظر فعالیت های الکترونیک و اینترنتی، می توان گفت در میان همه اشکال روابط عمومی مدرن، ما فعلا در حد فاصل روابط عمومی الکترونیک و روابط عمومی دیجیتال قرار داریم.وجود سیستم های پاسخگویی الکترونیک در بخش مخابرات سازمان ها، قرار دادن نسخه pdf بروشورهای منتشر شده بر روی اینترنت و وب سایت هایی با فرمت html و Tex، نشانه هایی از رویکرد روابط عمومی ها به این پدیده های جدید به شمار می روند.در هر صورت از یاد نباید برد که EPR، به عنوان وسیله ای برای خدمت رسانی سریع تر و گسترده تر به مردم محسوب می شود و هر قدر دامنه استفاده مردم و سازمان های دولتی و حتی بخش خصوصی از این تکنولوژی های جدید ارتباطی فراگیرتر شود، گام های بلندتری برای دستیابی به رشد و توسعه در ایران اسلامی برداشته خواهد شد.

 

ارسال نظر

بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

You may use these <abbr title="HyperText Markup Language">HTML</abbr> tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>